Gérer les Commandes, les Stocks et la Facturation sur WooCommerce

Une fois votre boutique en ligne WooCommerce configurée et vos premiers produits publiés, le cœur de votre activité consiste à traiter efficacement les commandes, suivre l'état de votre inventaire et délivrer des documents comptables conformes à vos clients.

1. Étape 1 : Comprendre le cycle et le statut des commandes

Lorsqu'un client passe commande, vous retrouvez l'ensemble des transactions dans WooCommerce > Commandes. Chaque vente passe par différentes étapes :

• En attente de paiement : La commande est initiée mais le paiement n'est pas encore validé.
• En cours : Le paiement est confirmé (Stripe, PayPal, CB). C'est le signal pour préparer le colis !
• Terminée : Le colis a été expédié au client. Cette étape déclenche l'e-mail de confirmation d'expédition.
• En attente / Annulée / Remboursée : Statuts spécifiques à utiliser en cas de paiement par virement ou d'annulation.

2. Étape 2 : Traiter et expédier une commande

1. Cliquez sur le nom du client ou le numéro de commande pour ouvrir la fiche détaillée.
2. Vérifiez l'adresse de livraison et le détail des articles commandés.
3. Préparez votre colis et générez votre étiquette de transporteur (Colissimo, Mondial Relay, etc.).
4. Dans le bloc de droite Actions sur les commandes, sélectionnez Passer au statut Terminé puis cliquez sur Mettre à jour.

3. Étape 3 : Suivi des stocks et alertes de rupture

WooCommerce déduit automatiquement les quantités en stock lors de chaque achat. Pour optimiser la gestion de votre inventaire :

• Rendez-vous dans WooCommerce > Paramètres > Produits > Inventaire.
• Activez les notifications par e-mail pour le seuil de faible stock (ex: alerte lorsqu'il reste 2 unités) et le seuil de rupture de stock.
• Pour une vue globale, allez dans WooCommerce > Rapport > Stocks pour identifier rapidement les produits à réapprovisionner.

4. Étape 4 : Automatiser la facturation PDF et les bordereaux

Par défaut, WooCommerce envoie un e-mail de récapitulatif mais pas de facture officielle en pièce jointe. Pour corriger cela :

1. Installez l'extension gratuite WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips.
2. Configurez les coordonnées de votre entreprise, votre logo et vos mentions légales (Numéro SIRET, TVA non applicable art. 293 B du CGI le cas échéant).
3. L'extension générera et joindra automatiquement la facture PDF à l'e-mail de confirmation envoyé au client.

FAQ — Questions fréquentes sur la gestion WooCommerce